オンライン化が進むミャンマー。参加者100名超えのウェビナー開催レポート(中編)
こんにちは！
さくらコミュニティサービス 海外事業担当の熊谷です。
今日は前回記事の続きです！
前回は、ウェビナー開催にあたり、ミャンマー・日本の集客方法の違いに苦戦しつつも、なんとか170件の事前申し込みを獲得することができた、というところまで紹介いたしました。
今回は、当日のリハーサル～運営について紹介いたします。
こちらもドタバタで、内心ずっとハラハラしていました(笑)
ここでも「ミャンマーあるある」が発見できましたので、合わせて紹介していきます！(^^)/
準備万端！と思いきや・・・
そんなこんなで迎えた当日。
「本当に100名オーバーのセミナーをやるんだ・・・」と思うと、急にあれこれ心配になってきて、3時くらいに目が覚めてしまいました。
何とか1時間程二度寝をして、モヒンガーを食べて目を覚まし、腹をくくってスーツに着替えます。
本日のセミナー会場は、協力先の病院にある会議室。
ちょっと早いかな？と思いつつ、本番の3時間前に現場入りしました。
前日にITチームの人が会場設営と、Webカメラやプロジェクター、音響のチェックをしてくださっていました。
準備万全な会場を見渡して、「こんなに早くても大丈夫だったな～」と一瞬思ったのですが、そこで1点注意事項が告げられます。
「この部屋ではPC1台しか繋げられない」
よくよく聞いてみると、音の問題が原因だという意味だというのが分かってきました。
ハウリングしてしまい、ノイズが生じてしまうから出来ないという説明を受けます。
ミュートにすれば問題ないのでは？と思いましたが、「ミュートにしてもダメ」「昨日何度もやったから間違いない」とのこと。
「いや！そんなことはない！し、それだと困る！」
今回は、ウェビナーではありますが、運営会場でも10名程度の方が直接参加をする予定で、登壇者も1名会場に来るため、ホスト(運営)用のPCと発表者(投影)用のPCを分ける必要があります。
ということで、急遽ITチームとの動作リハーサルを始めました。
先にITチームが前日テストした形で2台繋ぐと、説明のあったとおりハウリングが起きてしまいます。
原因特定は割と容易でした。
マイクはミュートになっているけど、スピーカーが両方ついている！
どういう仕組みでそうなっているか詳しいことは理解していないのですが、コロナ禍で日本でも何度もオンラインmtgを行っていた時の経験から、「他の参加者が近くにいるときはマイクもスピーカーも1台だけで」というのは私にとっては当たり前のこと。
早速片方のスピーカーを消してもう一度テストをすると、今回は問題なく音声を繋ぐことができました。
そういえば、ポールスターでも毎日朝礼をオンラインで実施されているのですが、皆さんが各々のPCで音をつけているので、毎日ハウリングが生じていました。
そのハウリングも日常茶飯事な為か、いつもそのままmtgが続けられています。
もしかすると、ミャンマーではまだハウリング対策までは根付いていないのかも？
身内ならハウリングは「我慢すればよいもの」で、外部が関係するときは「別の部屋でやれば解決する」という認識なのかもしれません。
もし、他の方も同様の認識なら、良い方法があるよ！というのを広く伝えたいです(^-^;
ハウリング問題が解消されたところで、機材との接続などを調整していくうちにあっという間に1時間が経っていました。
そこから日本側とのリハーサルを実施して、更に1時間経過。
いよいよ本番を迎えます！
本番開始。ホストはドタバタ！？
定刻より少し前にzoomをオープンしました。
実は、接続環境などの問題から実際に参加する人数は少ないのでは、という話もあがっていたのですが、続々と参加者がアクセスし、ルームには100名以上の方が集まっていました。
まずは無事に始められそうです。
今回の参加者はミャンマー人が対象ということで、日本人スピーカーが発表するときは通訳が入るという段取りになっていました。
通訳者の方は遠隔参加でしたが、通信状況も良好で、特にラグが発生することなく開会・主催者挨拶が進んでいきます。
ところがここからが試練の始まりでした。
セミナー冒頭にマイクミュートでお願いしますというアナウンスもしていたのですが、途中から参加してくる人も多数いる中で、時折マイクをオンにしてしまう人がいました。
何度か参加者の話し声が入ってしまい、ヒヤッとさせられます。
後でわかりましたがzoomの”ウェビナー”用のプランを購入すれば、指定した人以外はマイクオンの権限がない状態にできるそう。
今回はそのプランではなかった為、ホスト側で手動でミュートにしていきます。
意外とネックになったのが、「全員ミュートにする」というボタンもあるのですが、それをしてしまうと、司会者・登壇者が話しているPCや、通訳者までミュートになってしまうことでした。
ホストはマイクをミュートにすることはできるのですが、ミュートの解除は操作ができません。
そのため、全員ミュートの機能は使わず、常に参加者を画面に表示して、マイクオンの人がいたら1人ずつポチポチとミュートにしていく作戦にしました。
これだけをやっていればいいのであれば難しいことはないのですが、その他にも以下の対応をしていた為、予想以上にてんてこ舞いになっていました。
①待合室の確認と参加許可
→途中参加や接続切れの人の再入室がとても多かった。
開始時の入室をコントロールする為に待機室を設置していましたが、それが良くなかった・・・。
開始後は待機室をなくせるように、パスワードも設定しておく必要がありました。
気づくのが遅かった(-_-;)
②日本側発表者の資料画面共有・操作
→リハの段階で登壇者3名中1名分だけ私が画面共有することに。
1名分だけにしておいて本当によかった・・・。
③時間管理
→アシスタントにタイムキーパーをお願いしていたのですが、そもそも日本のように厳密に時間を管理するということがあまりない為か、対応がうまくいかず、急遽私が対応することに。
もう少し事前確認を念入りにやっておけばよかった(^-^;
④日本側との連絡
→セミナーの裏でプロジェクトのMessengerチームで進行状況の確認や指示を頂いていました。
そんなこんなで、大変失礼な話ですが、スピーカーの発表内容はほとんど頭に入ってこないくらい運営に必死でした・・。
もし次回やるのであれば、もっと役割を分散させて、運営側のリハーサルも前日までに行おうと思います。
ハプニングはまだまだ続く！
いかがでしたでしょうか？
実はもう一つ重大な「ミャンマーあるある」によるハプニングがありました。
今日も長くなったので続きは次回へ。
長編になりますが、次で完結です！
ぜひ最後までご覧いただけると幸いです(^^♪
続きをお楽しみに！
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